Tahapan Tahapan dalam Stock opname
1.Melakukan cut atau batas akhir administrasi gudang
Administrasi dalam pergudangan seringkali berjalan tidak up to date sehingga mengharuskan untuk cut dalam administrasi,misal kita akan opname per tanggal 18 desember maka kita harus cut per 17 atau 16 dengan begitu ada kejelasan antar administrasi yang mempengaruhi catatan pada stok gudang dan jumlah fisik yang ada di gudang tersebut.
Dalam kaitannya dengan jumlah stok di gudang kita harus benar-benar mengetahui jumlah barang yang ada di gudang dengan di stock data terdapat perbedaan data berapa lama,untuk gudang yang masih menjalankan sistem manual biasanya terdapat perbedaan data sekitar sehari.Gudang manual melakukan pencatatan secara manual dan akan memasukan data pada komputer pada saat sore hari atau keesokan harinya ,sehingga terdapat perbedaan data,Pada gudang yang sudah melakukan komputerisasi hal ini tidak di perlukan apalagi sekarang ini sudah banyak gudang yang menerapkan sistem barcode.
2.Menyiapkan data barang yang akan di opname
Setelah kita melakukan cek data maka tahap selanjutnya adalah menyiapkan data barang yang akan kita opname.Gudang yang besar dan memiliki barang yang banyak tentu tidak mengharuskan kita mengopname keseluruhan barang dalam gudang tersebut,sehingga bisa di lakukan random sampling.Random sampling adalah pengambilan sample barang yang akan di opname dengan mengambil sample secara acak.jika anda melakukan stok opname dalam setahun sebanyak 3 kali ,anda bisa membagi sampling barang menjadi tiga sehingga dalam setahun semua barang masuk dalam sampling stock opname.Sample yang di ambil acak ada dua macam ,Pertama adalah sample yang kita random kemudian listing dan list nya bisa kita beritahukan ke admin gudang ,kedua kita random barang pas kita berada di gudang dengan langsung menunjuk barang yang ingin di sampling.
3.Melakukan penghitungan barang
Setelah random barang sudah di list maka tahap selanjutnya adalah malakukan stok opname itu sendiri dengan menghitung barang persediaan yang ada di gudang,kemudian di cocokan dengan list data yang sudah direkap.Jika dalam gudang yang kita opname mamiliki kisi-kisi ruangan atau pembagian ruangan per kelompok barang,pastikan kita sudah mengelompokan barang sesuai dengan kelompoknya sehingga kita akan lebing mudah dalam melakukan penghitungan dan tidak akan terjadi bolak-balik dari satu tempat barang ke tempat barang lainnya,Misal Gudang 1 memiliki pembagian kelompok palet atau ruangan A ,B dan C ,maka usahakan kita mengelompokan barang yang akan kita opname dengan pembagian yang sama sehingga ketika kita mengopname kelompok palet A maka kita melakukannya denga tuntas,ini akan mempersingkat kita dalam melakukan stock opname.
4.Meminta data transaksi barang apabila selisih
Ketika selesai di lakukan penghitungan barang dan ada beberapa barang yang selisih maka wajib bagi kita untuk menanyakan arus transaksi barang tersebut,penyebab lebih atau kurangnya barang tersebut berupa bukti barang masuk,ataupun bukti barang keluar dan apabila tidak ada bukti transaksi maka admin gudang wajib melakukan adjusment stok atau penyesuaian pada barang yang mengalami selisih jumlah dengan data.
5.Membuat Laporan Berita acara stock opname
Setelah selesai kegiatan penghitungan barang maka tahap selanjutnya yaitu pembuatan berita acara stock opname.dalam laporan ini tercantum tanggal dilakukan stock opnam,nama barang,jumlah di kartu stock,jumlah di gudang,selisih,keterangan selisih dan matriks tanda tangan yang memuat admin gudang ,petugas opname kepala gudang,kepala accounting dan pimpinan unit/cabang gudang tersebut.
Demikianlah tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan stock opname ,mudah-mudahan bermanfaat,apabila ada yang di tanyakan bisa di tulis di kolom komentar.terima kasih
Posting Komentar untuk "Tahapan Tahapan dalam Stock opname"