Account Payable (AP)

Account payable (AP) adalah salah satu istilah yang terdapat dalam ilmu akuntansi. Setiap pengguna ataupun seorang akuntan wajib memahami istilah ini agar mampu mengelola keuangan perusahaan menjadi lebih baik.

Lantas apa itu Account payable? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya untuk Anda:

ilustrasi

Account Payable Adalah

Account payable (AP) adalah sebuah tanggungan utang yang dimiliki oleh perusahaan yang harus dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian antara pihak kreditur ataupun penjual dengan perusahaan.

Suatu perusahaan yang melakukan kedua sistem diatas umumnya dilakukan oleh perusahaan jual beli produk yang sudah siap digunakan dan juga perusahaan industri.

Peran Penting Account Payable

Account payable memiliki peranan yang penting untuk suatu perusahaan. Akun ini wajib selalu di cek secara teratur agar pihak perusahaan bisa mengetahui dan juga memahami tanggung jawab yang harus dilakukannya, yakni membayar dan juga melunasi sisa utang.

Agar utang tidak menumpuk dan membuat beban perusahaan menjadi semakin tinggi serta mengalami kerugian, utang harus segera dilunasi saat barang sudah diterima.

Selain bisa meringankan beban perusahaan, nantinya proses berbisnis dengan klien pun akan berjalan secara lancar. Namun, tak jarang banyak orang yang merasa kesulitan dalam mencatat account payable.

Bila kesalahan yang terjadi sangat fatal, tentunya akan bisa membuat situasi menjadi buruk, dan bahkan mengalami kerugian.

Di samping itu, hubungan yang terjalin dengan klien pun akan terganggu. Untuk bisa mengurangi pencatatan tersebut, maka perusahaan harus bisa menggunakan metode pencatatan yang lebih mudah.

Tugas Account Payable Staff

Biasanya, beberapa perusahaan ternama mempunyai staf khusus yang memiliki tanggung jawab mengelola account payable. Tapi untuk perusahaan kecil atau menengah umumnya pekerjaan ini menjadi tanggung jawab akuntan saja.

Adapun tugas yang harus dilakukan oleh staff ini ada lima jenis, yaitu:

Analisa Kegiatan Pembelian

Biasanya, kegiatan pembelian yang dilakukan sudah tercatat di dalam dokumen khusus. Tapi, terkadang tetap ada kesalahan kecil atau besar di dalam pencatatan dokumen tersebut. Hal ini dinilai wajar karena pekerjaan tersebut masih dilakukan oleh manusia.
Untuk itu, seorang staff account payable harus selalu melakukan pengecekan dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang merugikan banyak pihak.
Berkoordinasi dengan Bagian Supply Chain

Seperti yang kita ketahui, kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar tentu akan melibatkan banyak orang, seperti divisi penjualan, vendor, purchasing, produksi, dan juga pergudangan.

Untuk itu, staff yang bertanggung jawab dalam hal ini harus mampu melakukan koordinasi dengan seluruh pihak tersebut secara tepat.

Koordinasi wajib dilakukan agar kegiatan pembelian yang dilakukan sesuai dengan rencana. Selain itu, seorang staff account payable juga wajib memahami siklus supply chain agar mampu memastikan bahwa barang yang sudah dibeli perusahaan bisa tiba ditujuan dengan selamat.

Pencatatan Kegiatan Pembelian

Seorang staff account payable juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan pada seluruh kegiatan pembelian. Cara ini dilakukan agar mampu memverifikasi jika terjadi kesalahan antara data di dalam dokumen dengan fakta yang ada di lapangan.

Pembayaran Pembelian yang Sudah Absah

Ketika pembelian sudah ditetapkan dan vendor pun sudah menyetujui, maka seorang staff account payable harus melakukan pembayaran. Setidaknya ada tiga jenis pembayaran yang bisa dipilih, yaitu:

Cash After Delivery (CAD), jenis pembayaran yang dilakukan ketika semua barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor ke pihak perusahaan. Nantinya, pihak perusahaan akan langsung melakukan pembayaran secara tunai.
Cash Before Delivery (CBD), seluruh pembayaran wajib dilunasi oleh perusahaan sebelum pihak vendor mengantarkan barang pesanan.
Pembayaran dua tahap, pada tahap pertama, perusahaan akan melakukan pembayaran sebagai tanda jadi, setelah itu perusahaan akan melunasi pembayaran saat seluruh barang sudah dikirimkan oleh pihak vendor.

Buat Laporan dan Neraca Pembelian

Seorang staff account payable harus mencatat dan juga membuat laporan. Nantinya, laporan tersebut harus diserahkan oleh manajer atau supervisor nya.

Koordinasi dengan staf-staf terkait

Proses pembelian yang dilakukan perusahaan biasanya berkaitan dengan banyak pihak dari divisi marketing, purchasing, sales, storing, dan lainnya. Staf account payable harus melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengetahui akan keberadaan barang.

Pengecekan terhadap aktivitas pembelian

Setelah Purchase order disetujui, staf AP perlu mengecek kembali PO sebelum diteruskan ke purchasing. Dengan begitu, hal ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.

Melakukan pencatatan dan pembayaran

Staf AP bertanggung jawab untuk mencatat segala transaksi yang terjadi. Setelah itu, hal itu akan disimpan untuk urusan pembukuan dan pembayaran. Pembayaran dilakukan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan serta vendor.

Tanggung Jawab

Selain beberapa tugas diata, ada beberapa lagi tugas yang harus dilakukan oleh staff account payable, yakni:

Melakukan pengawasan dan memastikan seluruh arus kas perusahaan sedang berada dalam posisi yang normal dan juga seimbang. Hal ini bisa diwujudkan dengan melakukan tugas yang paling awal, yakni melakukan koordinasi dengan pihak staff terkait.

Melakukan pengarsipan pada seluruh dokumen yang berhubungan dengan pembelian yang dilakukan oleh pihak perusahaan. Mereka juga harus melakukan pengecekan pada seluruh arsip secara rutin.

Memastikan seluruh kegiatan pembelian mampu didokumentasikan dalam wujud laporan ataupun pencatatan.

Melakukan tanggung jawab atas pembayaran yang menjadi kewajiban perusahaan. Mereka juga harus melakukan diskusi dan perjanjian dengan pihak vendor untuk memastikan bahwa sistem pembayaran yang dilakukan mampu menguntungkan setiap pihak yang terlibat.

Membuat laporan pembelian yang sebelumnya sudah dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu yang menjadi pertanggung jawaban pihak manajer ataupun supervisor nya. Biasanya, laporan ini dibuat dalam periode mingguan atau bulanan.